Organiser les routines au travail est essentiel pour tout professionnel, quel que soit son poste ou son niveau d’expérience. C’est également une préoccupation pour de nombreux coordinateurs d’équipe, qui cherchent à tirer le meilleur parti de leurs employés. Si vous n’avez pas l’habitude de vous organiser au quotidien ou si vous souhaitez améliorer votre routine de travail, lisez la suite.
L’importance de l’organisation au travail
L’excellence dans le travail ne dépend pas toujours des cours que vous avez suivis ou des compétences techniques que vous possédez. Dans de nombreux cas, elle est liée à la façon dont vous gérez votre temps et contrôlez vos activités quotidiennes. Par ailleurs, vous pouvez utiliser de meilleurs modèles CV.
Être une personne organisée vous permet de :
- Produire ou exécuter un projet avec qualité ;
- Obtenir les résultats escomptés, voire dépasser les attentes ;
- Respecter les délais ;
- Améliorer votre productivité et même celle des personnes qui travaillent avec vous ;
- etc.
Conseils pour bien s’organiser au travail
Connaissez vos priorités
La routine au travail peut être très stressante, ce qui finit par être frustrant lorsque vous n’êtes pas conscient de vos priorités. Il est essentiel que vous compreniez vos principales responsabilités et que vous sachiez ce qui doit être fait aujourd’hui, demain ou la semaine prochaine.
Utilisez un calendrier pour rester organisé au travail
Si vous ne notez pas les tâches que vous devez accomplir tout au long de la semaine, vous risquez de ne pas savoir ce qui demande votre attention et ce sur quoi vous devez vous concentrer. Une bonne astuce consiste à utiliser des outils comme Google Calendar, etc. Ces derniers vous permettent de programmer les réunions auxquelles vous assisterez et toutes les activités qui concernent votre travail. Cela vaut pour la rédaction d’un texte, la conversation avec un collègue, la consultation de votre boîte aux lettres électronique et même la réservation de vos pauses.
Gérez vos activités à l’aide d’outils organisationnels
Google Agenda fonctionne déjà comme un outil d’organisation, mais vous pouvez utiliser d’autres plateformes ou applications en fonction de vos besoins. Par exemple, si vous travaillez sur un projet comportant plusieurs tâches avec d’autres collègues, il est conseillé d’essayer Trello. Il est gratuit et vous aide à organiser des informations sur des tableaux blancs interactifs avec vos invités.
Une autre suggestion intéressante est Notion, où vous pouvez documenter et organiser presque tous les aspects de votre vie professionnelle.
Et n’oubliez pas qu’il existe des milliers d’outils gratuits et en ligne à utiliser. Il vous suffit de connaître lesquels fonctionnent pour vous.
Tâchez de vous concentrer sur un seul projet à la fois
Quel que soit le nombre d’activités sur votre liste, il est important de vous concentrer sur une seule à la fois. Cela garantit un résultat de qualité. En revanche, le fait de tout faire en même temps est contre-productif, car cela peut susciter des confusions.
Faites des pauses
Une étude menée par des scientifiques a confirmé que faire trop de tâches en continu entraîne une fatigue mentale. C’est pourquoi il est important d’avoir des moments de pause. Pour votre information, de courtes pauses de 10 minutes vous permettent de préserver la stabilité.
Remarques