Il est nécessaire d’utiliser au sein de l’entreprise un logiciel de gestion dédié pour que la GED fonctionne. Un tel logiciel peut être disponible en mode Saas ou à partir d’un serveur local dédié. Cet outil permet à tous les collaborateurs d’accéder aux documents en tenant compte des règles qui ont été prédéfinies par l’entreprise. Comprenez que sans un logiciel de gestion, le fonctionnement de la GED n’est pas possible. Celui-ci est mis au point de sorte à répondre à toutes les problématiques de gestion rencontrées durant la vie du document.
Les possibilités d’un logiciel GED
L’utilisation d’un logiciel dédié est un passage obligé pour qu’un plan de GED fonctionne. Les solutions proposées à cet effet sont très nombreuses, les unes aussi performantes que les autres. Il est important de choisir un logiciel GED qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. Vous devez bien vous imprégner de la notion de GED afin de savoir comment vous pouvez en tirer profit pour ensuite choisir la solution GED qui vous convient le plus. Mais ce qui compte le plus est que votre GED soit mis en œuvre par un logiciel dont les possibilités sont nombreuses.
L’outil retenu doit être à même de sauvegarder vos documents et de les stocker en plusieurs versions. Aussi, il faut qu’il soit capable de les indexer, de les traiter, de les modifier en cas de besoin et de les diffuser. Toutefois, le préalable à tout cela est l’acquisition. Il est question, à ce propos, de numériser les documents qui sont au format papier. Mais notez que cela ne se résume pas à faire un simple scan des documents. Le but est de transformer le document papier en document numérique en utilisant un logiciel OCR. Après, à l’aide de la solution GED, les documents numérisés sont traités. En clair, ils sont classifiés, référencés et indexés afin de pouvoir mieux les retrouver. On en arrive ensuite au stockage qui doit être entièrement sécurisé. Il est surtout important de veiller à ce que l’environnement informatique qui y est dédié puisse recevoir la quantité de documents numériques dont l’entreprise a besoin. Comprenez donc que la volumétrie et la sécurité sont les deux points essentiels en ce qui concerne le stockage des documents dans le cadre de la GED. Quant à la diffusion de ceux-ci, cela se fait plus aisément quand ils sont facilement et rapidement accessibles. L’établissement de droits d’accès et de modification est indispensable, et ce, en fonction de la nature et de la confidentialité des documents.
Notez que certains documents traités et stockés doivent être conservés pendant plusieurs années. Et lorsque le délai de conservation de ces dossiers est atteint, il est possible de les détruire. Il faudrait donc que votre solution GED permette la bonne conservation de vos documents dans le strict respect des délais légaux d’archivage.
Les étapes à suivre pour un bon fonctionnement de la GED
Si vous avez à cœur de tout mettre en œuvre pour un bon fonctionnement de votre plan de GED, pensez à respecter les étapes suivantes :
Identification de vos besoins et établissement d’un cahier des charges
Le préalable au lancement d’un processus de GED est de prendre le temps de bien identifier vos
besoins. Ensuite, en fonction de ceux-ci, établissez un cahier des charges précis de la solution
informatique dont l’utilisation est souhaitée.
Sélection d’un logiciel GED
Après la rédaction du cahier des charges, commencez par chercher la solution la plus adaptée à votre plan de GED. Vous en trouverez facilement, car plusieurs prestataires en proposent.
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Mise en application du logiciel GED
Vous devez mettre en œuvre la solution GED que vous avez choisie. Un paramétrage est nécessaire afin qu’elle soit fonctionnelle. Il est également indispensable de former vos collaborateurs afin que ces derniers puissent l’utiliser convenablement.
Gardez en tête que le déploiement d’un processus de GED est un projet à part entière. Celui-ci ne se limite pas seulement à la mise en œuvre de la solution GED. Car après, il y a tout un travail à faire et toute votre équipe doit s’y intéresser. C’est pourquoi il est recommandé de vite les impliquer dans le processus. Sachez aussi qu’un plan de GED doit être mis en place très tôt afin que les collaborateurs puissent s’habituer rapidement aux nouvelles pratiques à adopter.
Remarques